De meeste managers en directies staan op zijn zachtst gezegd nogal ambivalent tegenover het gebruik van social media door hun medewerkers.

In briefings voor communicatieplannen zit steevast de wens dat het vooral interactief en eigentijds moet zijn: het contact en de dialoog met medewerkers is belangrijk. Dus moeten er 'sessies' komen, waarbij management en medewerkers met elkaar van gedachten kunnen wisselen. Tot zover niets aan de hand.

Wanneer deze dialoog vervolgens in pixels wordt vastgelegd op intranet of Yammer slaat de twijfel bij het management toe. Ook medewerkers die niet 'live' bij de discussie aanwezig zijn nemen kennis van de standpunten die worden gewisseld. Zij kunnen reageren op hetgeen is gepubliceerd, maar ook zelf onderwerpen op de agenda zetten. Zo wordt de dialoog over onderwerpen die medewerkers raken gestart, voortgezet en gevoed. Een mooiere antenne voor wat er leeft binnen de organisatie is bijna niet denkbaar.

Interactie is juist de kracht van dit soort media, maar ineens zien de op dialoog gebrande leiders enorme beren op de weg. Zij blijven zelf meestal liever verre van deelname aan de online discussie met hun eigen medewerkers. Is het de angst voor uitglijders, die in een bijeenkomst misschien eerder gecorrigeerd kunnen worden? Is het het ontbreken van non-verbale signalen, waardoor het effect van de boodschap niet goed kan worden beoordeeld? Of is het de angst later geconfronteerd te worden met de eigen woorden, die niet vervliegen in een vergaderzaal, maar op intranet staan gebeiteld?

Nachtmerries
Helemaal angstaanjagend wordt het, wanneer een heftige boodschap verteld moet worden. Een reorganisatie, sluiting van een vestiging of overname door een concurrent. Het liefst zou men alle mobiele telefoons, tablets of smartphones ter plekke willen innemen voordat medewerkers op het idee komen hun visie op de boodschap naar buiten te brengen. Facebook, twitter of Instagram bezorgen de interactieve leider nachtmerries, waarin hij en zijn bedrijf tot de grond toe worden afgebrand door op wraak beluste medewerkers.

Zijn medewerkers van nu echt van die onverantwoordelijke, impulsieve en naïeve kinderen, die geen benul hebben van het effect dat een tweet of www heeft? Natuurlijk niet! Na de uitglijders van voetballers en politici, die hen in de media duur kwamen te staan, beseffen medewerkers heus wel dat een post op social media enorme gevolgen kan hebben.
Dus: accepteer dat social media er zijn, dat ze door medewerkers altijd gebruikt zullen worden en dat ook jouw positie of bedrijf af en toe onderwerp van gesprek zal zijn. Al is het maar omdat ook journalisten social media graag gebruiken om quotes te halen, zoals onlangs ook gebeurde bij een van mijn opdrachtgevers: "#XYZ sluit vestiging ABC; was je bij de bijeenkomst waarin het personeel werd ingelicht? Stuur een berichtje met je 06nr naar mij ajb".

Vertrouwen
Wanneer je niet te krampachtig doet over het gegeven dat over je geschreven zal worden op social networks, laat je zien dat je je medewerkers vertrouwt. Benoem dat vertrouwen, en wijs hen desnoods - zonder opgeheven vingertje! - op hun verantwoordelijkheid als goed werknemer. Het kan geen kwaad te vermelden dat wat medewerkers twitteren of op Facebook plaatsen de positie van het bedrijf, maar ook die van henzelf kan schaden. De gedragscode van de organisatie biedt daarvoor vaak al prima handvatten. En daarmee is de kous af. Wie vertrouwen geeft, kan verantwoordelijkheid terug verwachten.

Ervaring leert dat deze benadering prima werkt: geen vuilspuiterij of frustatietweets, wel feitelijke berichten over de impactvolle boodschap die wordt gebracht. De volgende stap is de directeur die zelf zijn ervaringen deelt op twitter of Facebook. Mijn verwachting is dat tegen die tijd Generatie Y inmiddels grotendeels de directiekamers zal bevolken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.